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社交媒体利弊:企业是否应禁止社交媒体

作者:admin时间:2019-06-21 02:59

  社交媒体的吸引力如今已很难抗拒,就连一些最为传统守旧的机构也开始重新考虑原先对社交媒体所下的禁令,正允许员工访问社交网络和社交媒体。

  例如受政府高度监管的金融服务行业尽管在接受社交媒体的速度上与大多数行业相比要慢很多,但是利用社交网络挖掘新前景的可能性使金融机构早已越过了“观望”阶段。据Socialware今年对144家金融顾问机构的调查,84%的受访机构说他们已将社交网络用于业务目的,2010年的这一比例是60%。另有10%的机构说他们已制定了未来使用社交媒体的计划。

  而传统上技术较落后的一些公共部门也正在放松对访问社交媒体的限制,开始更深地介入。据Market Connections对联邦、州和地方政府雇员的一项调查,只有19%的受访者说,他们的机构禁止访问某些或者全部社交媒体,如Facebook、Twitter、LinkedIn和YouTube,这一比例与2010年的50%相比下降明显。

  在访问社交媒体的政府雇员中,有37%的人说政府部门允许他们代表部门使用社交媒体,另有30%的人说他们也可以这么做,但是有一定限制。

  “很多企业,无论小企业还是大企业,都在逐渐放弃严格限制社交媒体的方式,转向采取较为宽松的访问方式,”Forrester副总裁兼首席分析师王晨曦今年初曾如是说。

  而在企业和机构内部,要求扩展社交媒体使用的压力来自多方面。营销团队想鼓励客户使用社交网站进行体验参与,用户希望在工作场所可以访问个人社交账户,而人力资源部门则希望招聘、雇佣和保留精通社交媒体的员工。

  而在使用社交媒体的行动中,IT部门负有确保社交媒体不会让企业遭遇不必要风险的责任。在Social和Market Connections针对金融分析师和政府雇员的上述两项调查中,调查结果表示,社交媒体正在成为日常工作的一部分。

  今年5月,Robert Half科技公司曾对1400位CIO做过一项调查,结果发现,有一半强(51%)的受访者称,企业允许其员工在工作中使用社交媒体,例如Twitter和Facebook,只要是用于工作目的的就行,这一比例比2009年的19%提高了很多。有31%的企业完全禁止在办公室访问社交网站。其余的企业称,允许有限制地个人使用(14%),或纯粹个人使用(4%)。

  然而,最终用户说他们用社交媒体在做什么,和IT部门说他们允许用户做什么,这两者之间是有相当距离的。Actiance(前身是FaceTime通信)2010年曾对1654名IT经理和最终用户作过调查,结果发现这两个群体的观点有着非常大的差异。在这项调查中,只有62%的IT专业人员估计,他们的网络存在对社交网络的访问,然而通过设备所获得的实际数据却表明,存在社交网络访问的企业比例是100%。设备发现有95%的企业网络有Web聊天行为,但却只有31%的IT专业人员估计有人在使用Web聊天工具。

  软件安全厂商Clearswift在对1529名员工和906位经理所做的关于社交媒体的年度调研报告也得出了类似的差异化数据。

  Clearswift指出,社交媒体的发展已出现了新的现象:在某些情形下,企业表现的极其小心,甚至出现了从社交媒体撤退的现象。 根据Clearswift的调查,各种引人注目的数据泄露事件的增多,导致企业开始对使用社交媒体施加限制。其调查发现,全球范围内有19%的企业全面禁止员工访问社交媒体,2010年这一比例为9%。有更多数量的经理们(72%,2010年为65%)说,他们的企业会有选择地监控员工的上网行为,且禁止员工访问一些社交网络(61%,2010年为54%)。

  这种看起来从社交媒体上的撤退,显然是出于安全方面的担忧。接受调查的经理们有一半(50%)人认为员工们没有察觉到可能的安全风险,另有人数差不多接近的经理们(48%)担心员工会泄露机密数据。然而相当矛盾的是,有80%的经理们承认,社交媒体可以产生商业利益。

  在解释调研报告的结果时,Clearswift的COO Andrew Wyatt说,对社交媒体的这种明显抵制很可能是对一些公开报道的数据泄露事件的反应。“这次的调查也给了我们这样的证据,即企业认识到了新技术的重要性,所以这让我相信,这种撤退只是一时的下意识反应而不是一种长期趋势。”

  但Clearswift指出,压制社交媒体的企图是与最终用户的意愿相抵触的。如果一家公司制定了较为严格的社交媒体使用制度的话,那么员工们的反弹就会很强烈:调查显示,26%的员工称他们会因此失去工作动力,14%的员工会采取变通的策略,而有3%的员工表示会考虑辞职。

  尽管如此,出于安全、风险管理和法规遵从的需要,企业对于在工作时间以及在企业网络上使用社交媒体必须精心制定并执行可以接受的政策。

  这些日子以来,和一年前相比,社交媒体使用政策在金融服务机构中更为普遍。根据Socialware的调查,2010年,有57%的金融顾问说他们知道公司的社交媒体使用政策,32%的人说他们没有这种政策。而今年,有80%的人说他们的机构有社交媒体使用政策,只有16%的人说他们的机构没有这种政策。

  在Market Connections的调查中,结果也差不多,有79%的政府雇员说他们使用社交媒体必须遵循事先制定好的一些规则。27%的人说在发布内容需要事先审批,有27%的人说只有某些社交网站允许访问。

  但是安全管控依然缺乏。在波尼蒙研究所(Ponemon Institute)最近的一次调查中,63%的受调查者说,使用社交媒体会让机构蒙受风险,52%的人说他们的组织遭遇到日益增长的病毒和恶意软件的攻击,原因就是因为有员工在使用社交媒体。只有29%的人说他们的组织及时进行了安全管控,减轻或降低了风险。

  为了有助于社交媒体的使用控制,很多企业开始采用各种企业级工具,如Socialware、Erado、Actiance和Hearsay等公司的产品。这些工具结合了法规遵从、内容管理以及各种分析功能,企业可以检查员工所创建的内容,并衡量他们的社交媒体行为是有有效率等。

  法规遵从能力是企业可以将各种内容归档,标记不适当的词语,创建内容审核工作流等。企业还可以根据SEC(美国证券交易委员会)、FINRA(金融业监管局)和FTC(联邦贸易委员会)的各项规则检查企业自身的法规遵从情况。

  在目前的大背景下,要对社交媒体的使用施加限制是很困难的,因为这需要信任。虽然对IT部门来说,处理安全和法规遵从问题是非常重要的,但是社交媒体的蓬勃兴起也是不争的事实。因此找到两者之间的恰当平衡才是关键。